Work Load Analysis PT. Jhonlin Baratama
Setelah melakukan berbagai project – project HRD di PT Jhonlin Baratama seperti Sentralisasi Organisasi, PPEA, Grading System, Succession Planning, Maturation Chart – Career Management System, Position Description / Job Description, Man Power Planning (MPP), Key Performance Indicator (KPI), Standard Competency untuk Operator dan Driver dll, HRD PT Jhonlin Baratama selangkah maju dengan mengadakan Training-Workshop untuk Work Load Analysis atau yang lebih dikenal sebagai Analisa Beban kerja.
Metode Work Load Analysis (WLA) atau Analisa Beban Kerja adalah proses menghitung beban kerja pada suatu posisi dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut.
Tujuan dari proses analysis ini adalah agar Para Manager/Dept. Head:
1. Mampu memahami secara lebih baik berbagai pendekatan untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai perusahaan/unit organisasi.
2. Melakukan secara mandiri analisis komprehensif dan berkelanjutan kebutuhan pegawai di tingkat perusahaan (corporate), departemen, dan bagian sesuai dengan strategi perusahaan dalam mewujudkan visi dan misinya.
3. Mampu memperkirakan kebutuhan pegawai dengan pendekatan analitis, terukur dan terpadu.
4. Mampu mengidentifikasi dan merekomendasikan prioritas pengadaan kebutuhan karyawan di suatu perusahaan/unit kerja/fungsi/bagian baik untuk memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan di masa mendatang dengan mempertimbangkan program kerja dan kemampuan pendanaan/finansial perusahaan.
5. Mampu menerapkan metode dan teknik-teknik analisis beban kerja untuk mengukur, memperkirakan dan memetakan kebutuhan pegawai di perusahaan.
Adapun proses-proses yang harus dilakukan oleh masing-masing Manager terhadap departemennya adalah:
1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut.
2. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik.
3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas.
Hasilperhitungan WLA ini menjadi salah satu bahan dasar penting dalam pembentukan struktur penggajian tahunan pada suatu posisi, syarat dalam pemberian/penyesuaian khusus dalam penggajian suatu posisi, syarat dalam proses recruitment baik itu berdasarkan Man Power Planning (MPP Tahunan) maupun Permintaan Tenaga Kerja yang bersifat mendadak karena desakan operational/Produksi Para Manager dengan bantuan para Super intendent/Supervisor wajib melakukan proses analisa ini untuk setiap posisi staff di lingkungan departemennya dan di targetkan apada akhir September ini seluruh posisi di PT Jhonlin Baratama telah teranalisa beban kerja, waktu kerja dan kebutuhan jumlah tenaga kerjanya secara komprehensif dan quantitative.
Training-Workshop ini dilakukan pada 7 hingga 9 Agustus yang lalu dan dihadiri seluruh jajaran Manager dan Direksi PT Jhonlin Baratama beserta satu Super intendent/Supervisor yang menjadi champion dalam penerapan di seluruh jajaran departemen masing-masing. Turut di undang pada HR Manager dari beberapa unit usaha lainnya di bawah naungan jhonlin Group seperti HR Manager PT. Dua Samudera Perkasa, PT. Jhonlin Marine Trans, PT. Jhonlin Marine Line, PT. Jhonlin Agro Mandiri dan perwakilan dari Jhonlin Group kantor Cabang dan lain-lain. Dimana mereka bertugas menyelenggarakan training-workshop serupa di unit nya masing-masing.
( Foto dan teks oleh : Maikel B Ibrahim, Direktur HRD & Umum PT. Jhonlin Baratama )
