Q & A Aris Subhan, Management Representative Migrasi ISO PT. DSP
Standar ISO 9001:2015 dikembangkan dengan lebih baik, terperinci dan lebih ketat dibandingkan dengan versi standar ISO sebelumnya. Perubahan yang bersifat major dan merombak sebagian besar klausul-klausul yang ada, baik dari segi klasifikasi dan juga kontennya. Migrasi menuju Standar ISO 9001:2015 tentu mengalami banyak dinamika. Untuk mengetahui lebih jauh tentang migrasi ISO yang dilakukan oleh PT. Dua Samudera Perkasa ini. Kami menemui Aris Subhan, Management Representative Migrasi ISO PT. Dua Samudera Perkasa (PT. DSP) di bawah ini:
Q : Sejauh ini bagaimana proses Migrasi ISO PT. DSP?
A : Proses migrasi/upgrading ISO 9001 : 2008 ke ISO 9001 : 2015 sedang dilaksanakan di PT DSP dilakukan 3 Phase/tahapan. Yaitu :
Phase 1 dibagi 2 sesi :
Sesi I, Memetakan rencana upgrade ISO 9001 dan pembuatan dan revisi atas dokumen ISO terdahulu. Dimana sudah selesai dilakukan pada tgl. 6 s/d 13 Okt 2017
Sesi II, Rencananya akan dilakukan pada tanggal 20 Oktober s/d 6 Nov 2017. Pada sesi ini lanjutan dari phase 1 sesi I dimana lebih kearah teknis dan pembaruan serta revisi informasi terdokumentasi (Documented Information) tiap departemen/pihak yang terkait dalam proses bisnis PT DSP
Phase 2 :
Pembaharuan dokumentasi tambahan di ISO 9001, yaitu yang belum ada di buat PT DSP. Dimana akan dibuat dokumen tambahan seperti Identifikasi bahaya, Prosedur tanggap darurat, Pengendalian Insiden dan Latihan tanggap darurat lingkungan
Phase 3 :
Pelatihan Audit Internal ISO sekaligus pelaksanaan Audit Internal sebagai persiapan pelaksanaan sebelum diaudit oleh Audit Eksternal Bureau Veritas (BV). BV sebagai badan Akreditasi Internasional ISO 9001 akan memberikan akreditasi jika PT DSP dalam proses bisnisnya telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2015.
Q : Dimana dan kapan pelaksanaannya?
A : Migrasi kami lakukan di Pelabuhan Site Sungai Dua, Site Sungai Danau dan Power Plant sejak 6 Okt s/d 5 Nov 2017.
Q : Siapa saja yang terlibat dalam pembaharuan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2015?
A : Seluruh pihak yang terlibat dalam proses bisnis PT DSP seperti Direksi, Departemen terkait (Port, Plant, HRGA, SHE, MR/QMS)
Q : Apa perbedaan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 dan ISO 9001 : 2015?
A : Lebih Aplicable dan dinamis dengan dunia usaha. Kalau dulu lebih ke arah industri manufaktur/pabrik sekarang lebih aplicable dengan semua industri khususnya bidang jasa. Kemudian pengurangan dokumentasi tersimpan seperti prosedur dan catatan menjadi Informasi Terdokumentasi (Documented Information) sehingga lebih dinamis dan fleksibel yang terfokus pada proses bisnis seperti email, memo, korespodensi surat menyurat, Minute of Meeting, foto dll, serta yang paling mendasar yaitu adanya penerapan Manajemen Risiko (Risk Management) pada proses bisnis usaha di ISO 9001:2015.
Q : Apa saja perubahan dari klausul ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015?
A : Ada penambahan 2 klausul di ISO versi 2015 dari 8 klausul menjadi 10 klausul yaitu Evaluation Performance yang akan diukur Key Performace Indicator (KPI) masing-masing pihak/departemen terkait Sasaran/Target, Program Kerja & Pemantauan. Kemudian Improvement yaitu perbaikan terus-menerus dari Manajemen terkait penerapan Risk Management dalam proses bisnis usaha untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan serta pihak-pihak yang berkepentingan.
Q : Apa latar belakang dilakukannya pembaharuan menjadi ISO 9001 : 2008 ?
A : Seperti diketahui sebelumnya bahwa PT DSP telah menerima Sertifikasi Standard ISO 9001:2008 dari Badan Standard International ISO, Bureau Veritas (BV) untuk ruang lingkup Penggerusan (Crushing), Penyimpanan (Storage) dan Pemuatan Batubara (Loading of Coal). Maka dengan adanya perubahan Persyaratan ISO 9001 pada bulan September 2015 (Versi 2015) PT DSP berkewajiban untuk melakukan pembaharuan/upgrade migrasi dari ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015 dalam proses bisnisnya agar Sistem Manajemen Mutu untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan tetap terjaga dan berkelanjutan.
Q : Manfaat apa yang didapatkan perusahaan dengan dilakukannya pembaharuan tersebut ?
A : Menjaga tidak ada keluhan pelanggan, memenuhi permintaan pengiriman produk dan meningkatkan keefektifan proses-proses internal.
Q : Apa harapannya dengan dilaksanakannya pembaharuan tersebut?
A : PT DSP dapat menjadi perusahaan jasa pelabuhan nasional yang akan selalu fokus pada jasa yang bermutu sesuai permintaan pelanggan untuk mencapai kepuasan pelanggan berdasarkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
