Ilham Rusydi : Implementasi System SAP di ERA Group
Disela-sela kesibukan beliau sebagai Direktur Keuangan PT. Jhonin Agro Mandiri sekaligus Project Manager SAP & AFMS (Agro Forestry Management System) , JhonlinMagz menyempatkan berbincang-bincang seputar implementasi ERP – SAP di ERA Group bersama Bpk. Ilham Rusydi ;
Q : Apa itu sistem SAP ?
A : SAP kepanjangan System Application and Product in data processing merupakan software atau perangkat lunak dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu suatu sistem informasi management yang didalamnya terdapat banyak module dimana module satu dengan lainnya saling terkait dan terintegrasi dalam segi proses maupun informasi data.
Q : Apa keunggulan system SAP ?
A : SAP memiliki modul-modul yang saling terintegrasi, namun bisa dibuat dan diimplementasikan secara terpisah sesuai kebutuhan bagian terkait dalam perusahaan. Dalam hal penyajian data, SAP lebih cepat dibandingkan program-program ERP sekelasnya, selain itu bisa dicustomize (dimodifikasi) menyesuaikan dengan bisnis proses perusahaan. Keunggulan lainnya adalah dari tingkat keamanan data, SAP lebih handal. Disamping itu untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.
Q : Apa latar belakang diterapkannya system SAP di ERA Group ?
A : Saat ini, Group sedang melakukan pengembangan usaha bidang Agro & Forestry dengan akuisisi beberapa perusahaan yang meliput area yang cukup luas. Uit2 usaha ini tersebar di daerah Kalimantan Selatan dan Kalimantan Tengah. Guna pengendalian Unit2 Usaha tsb secara organisasi dibuatlah sub holding, sedang untuk keseragaman system dan kemudahan dalam monitoring usaha masing2 Unit Usaha Group memutuskan menggunakan SAP System sebagai tool management.
Q : Sejak kapan dimulai project ini ?
A : Proyek ini direncanakan mulai pertengahan 2016 sampai diputuskan penggunaan SAP System. Pada bulan Nopember 2016 dilakukan kick off sebagai tanda dimulainya Project ini. Sebelumnya kami sudah melakukan sosialisasi ke masing2 Unit Usaha.
Q : Siapa saja yang terlibat dalam implementasi SAP ini ?
A : Project ini melibatkan semua karyawan dalam unit usaha Agro & Forestry sebagai End User serta didukung SDM dari JG khususnya IT Department. Dalam pelaksanaannya, secara internal dibentuk Tim Key User SAP Project yang menjalankan tugas mengarahkan implementasi di masing2 Unit Usaha dengan dibantu pihak Konsultan SAP yang ditunjuk.
Baca juga : ERA Group ; Go Live System SAP & Agro Forestry Management System
Q : Group atau unit apa saja yang nantinya akan menggunakan system SAP ini ?
A : Project ini melingkupi semua perusahaan/Unit Usaha di bawah grup Jhonlin dengan bendera Eshan Rimba Agro (ERA). Implementasinya dilakukan secara bertahap, dimulai dari Unit Usaha yang paling membutuhkan dan mempunyai kesiapan paling tinggi dari sisi SDM, administrasi data, SOP, dan infrastruktur.
Q : Sejauh ini bagaimana proses implementasi system SAP di ERA Group ?
A : Kami sudah mulai Go Live implementasi SAP dengan menggunakan data real per 1 Juli 2017. Saat ini, yang masuk dalam Pilot project sebanyak 4 Perusahaan sudah implementasi modul FICO (Finance & Controlling) sedangkan 2 Unit Usaha yang melibatkan kebun & pabriknya sudah implementasi modul secara terintegrasi.
Q : Apa saja kendala dalam implementasi sistem SAP (dari data manual migrasi ke system SAP) ?
A : Ada beberapa kendala yang kami temui saat mulai implementasi di lapangan. Kendala utama adalah organisasi Unit usaha yang cenderung berubah, beberapa SDM yang belum siap bermigrasi, belum adanya manual SOP yang tertulis. Selain itu, penyiapan fasilitas perangkat & infrastruktur network yang melibatkan pihak lain.
Q : Bagaimana dengan kesiapan SDM yang ada dalam implementasi system SAP ini ?
A : Salah satu kendala dalam implementasi ini kesiapan SDM. Dimulai dengan sosialisasi sejak awal kebijakan ini dicanangkan pihak Manajemen. Kendala : mutasi SDM antar organisasi. Pelatihan dan pendampingan dalam implementasi, pemberian motivasi untuk meningkatkan semangat SDM.
Q : Apa perbedaan system SAP dengan program lainnya seperti Ellipse system ?
A : SAP dengan ELLIPSE secara konsep keduanya sama-sama sudah menggunakan ERP, perbedaannya yang paling mendasar dari sisi teknologi yang dimiliki oleh SAP yang mana ERA Group saat ini menggunakan SAP dengan versi terbaru yaitu SAP S4/HANA dengan kelebihan semua proses transaksi data dijalankan di level memory server sehingga hasil pemrosesan data lebih cepat.
Q : Apa saja output atau report yang dihasilkan system SAP ini ke depannya ?
A : Report standar SAP terutama laporan keuangan selain beberapa modifikasi sesuai kebijakan dan karakter operasional Unit Usaha. Selanjutnya berbagai output/report akan dikembangkan sesuai kebutuhan data oleh manajemen yang akan dilaksanakan oleh Tim IT-SAP
Q : Dengan diterapkannya system SAP, apakah akan merubah proses bisnis sekarang menjadi lebih mudah atau sebaliknya. Mohon penjelasannya pak ?
A : SAP hanya alat bantu/tools dalam bekerja. Sifatnya hanya membantu atau memudahkan, dimana dengan adanya otomasi akan menghemat waktu
Q : Modul apa saja yang digunakan dalam implementasi system SAP ini ?
A : Modul SAP yang diimplementasikan disesuaikan
• MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
• PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol atas kegiatan produksi (manufacturing) perusahaan.
• SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, pengiriman dan penagihan)
• PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis atas Aset & equipment
• FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan pelaporan keuangan.
• CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisis profitabilitas.
Selain itu, kami juga mengimplementasi system khusus untuk operasional kebun yang mendukung SAP yaitu AFMS-Agro & Forestry Management System yang mengintegrasikan proses-proses perencanaan dan realisasi seluruh aktivitas kebun bidang Agro & Forestry, termasuk penghitungan gaji, upah karyawan & benefit lainnya.
Q : Apa harapan bapak dengan di implementasikannya system SAP ini nantinya ?
A : Semua unit usaha akan terintegrasi memudahkan konsolidasi dan pengendalian. Perlu adanya perubahan cara pandang semua lini manajemen
