CERTIFIED ISO 9001:2008 PT. JHONLIN BARATAMA

“Dimana dalam setiap proses kerja senantiasa melakukan perencanaan yang matang,implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat
serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar – benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi.”

Sedikit Tentang ISO
ISO 9001 merupakan standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008.

Organisasi pengelola standard international ini adalah International Organization for Standardization yang bermarkas di Geneva – Swiss, didirikan pada 23 February 1947, kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh badan standardisasi nasional (Indonesia diwakili oleh KAN)

Pada perkembangan, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antar versi 2000 dengan 2008 secara signifikan lebih menekankan pada effectivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventiveaction, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action yang dilakukan harus secara effective berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.

Versi 2008 lebih mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan sehingga hampir semua jenis usaha bisa mengimplementasi system management mutu ISO 9001 ini. System ISO 9001:2008 focus pada effectifitas proses continual improvement dengan pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar – benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi.

Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini, maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus utama yaitu effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud adalah :

1.  Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system semata mata untuk memuaskan customer.

2.  Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawali implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap elemen organisasi.

3.  Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masing masing, bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berkualitas, pada fungsinya sebagai office boy.

4.  Pendekatan Proses : Aktifitasi mplementasi system selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan.

5.  Pendekatan System ke Management : Implementasi system mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah.

6.  Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008.

7.  Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO 9001:2008.

8.  Kerjasama yang saling menguntung kan dengan pemasok/ supplier : Supplier bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan.

Dengan 8 pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001: 2008 benar-benar menjadi sangat productive dan effective untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai target-target yang telah ditetapkan. Management Holding Jhonlin Group dan PT. Jhonlin Baratama menyadari pentingnya produktivitas, ke-efektifan dan efisiensi yang tinggi agar dapat bersaing dengan perusahaan sejenis secara nasional maupun Internasional nantinya.

Pada fase-fase akhir Project Ellipse, PT. Jhonlin Baratama memulai proses-proses Sertifikasi ISO 9001: 2008 dengan tujuan akhir agar manfaat penerapan ISO 9001: 2008 dapat tercapai, yaitu :

01.  Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
02.  Jaminan Kualitas Management dan Proses
03.  Meningkatkan Produktivitas perusahaan
04.  Meningkatkan motivasi, moral dan kinerja karyawan
05.  Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan
06.  Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan
pemasok/supplier.
07.  Meningkatkan cost efficiency dan keamanan produk
08.  Meningkatkan komunikasi internal
09.  Meningkatkan image positif perusahaan
10.  Sistem terdokumentasi
11.  Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

Setelah melalui proses-proses penyusunan atau penyempurnaan SOP-SOP sesuai standard, verifikasi SOP-SOP serta proses-proses memantauan management mutu, dalam bentuk internal audit dan dua kali external audit oleh Biro Veritas, PT. Jhonlin Baratama resmi tersertifikasi ISO 9001:2008 pada bulan Agustus 2012 yang lalu, Dan diharapkan unit-unit usaha lainnya di bawah naungan Jhonlin Group dapat segera menyusul keberhasilan PT. Jhonlin Baratama.

Meneruskan Tradisi Juara PT. Jhonlin Baratama
Kesungguhan dalam mengemban amanat para pendahulu pendiri PT. JB yang lalu, ditunjukkan dengan peraihan sertifikat ISO 9001-2008. Seperti melanjutkan ‘tradisi juara’ dan maju selangkah dalam pembangunan dan pengembangan.

Perjalanan PT. Jhonlin Baratama dalam mendapatkan sertifikasi ISO 9001-2008 melalui perjalanan yang cukup panjang, namun dalam waktu yang relatif singkat. Waktu yang singkat benar-benar dimanfaatkna dengan totalitas dari awal pembentukan team pelaksana ISO, demi mendapatkan sertifikasi ISO 9001-2008. Mulai dari pembentukan Team ISO yang terdiri dari Manager unit di PT.JB, training tentang ISO itu sendiri, hingga pembentukan struktur organisasi ISO, yang dipimpin oleh Manager Representative (MR). Berawal dari itu, dibentuklah team auditor dimasing-masing Departement, Auditor Internal Departement.

Sehingga kedepannya nanti, diharapkan masing-masing Departement akan menciptakan keseimbangan dalam melakukan pekerjaannya, ada yang berfungsi sebagai perencana, pelaksana, auditor dan penanggung jawab, hal ini merupakan sebuah kemajuan dalam system kerja internal masing masing departement karena ada yang akan bertindak sebagai cost control dan auditor yang memberi masukan atas hasil temuan yang didapatinya.

Tahapan berikutnya adalah sosialisasi dan pelaksanaan SOP (Standard Operasional Prosedur) dan beberapa prosedur kerja lainnya. Kecanggungan dalam peralihan sistem kerja yang bisa dilakukan, berubah kepada SOP ISO. Ragam kejadian, silang pendapat dan pro-kontra saat implementasi standar prosedur kerja. Manusiawi, jika kita tidak mudah untuk menerima dan menjalankan perubahan pola kerja. Mengubah pola kerja yang telah menjadi budaya.

Di ujung fase ini kami sama-sama sepakati, bahwa bekerja dengan berpedoman pada standar kerja dapat membantu mempermudah pekerjaan, controling, monitoring, dan sistem perbaikan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi, semua pekerjaan dapat kita ukur tingkat keberhasilannya.

Dan pada fase akhir adalah audit dari biro sertifikasi internasional Beureu Veritas, fase ini dilalui sebanyak dua kali. Pertama, audit dilakukan selama 2 hari, dengan hasil, adanya temuan minor sebanyak 5 item, namun dalam waktu 3 hari setelahnya temuan dapat dinyatakan done.

Audit kedua dilakukan pada bulan september, dilakukan selam 3 hari dan diaudit secara keselurahan departement terkait, baik paper audit maupun pengecekan langsung ke lapangan oleh para auditor.

Hasil akhir dari keputusan Auditor adalah, PT. Jhonlin Baratama dinyatakan lulus, dan direkomendasikan untuk mendapat sertifikat ISO 9001-2008. Walaupun ada temuan yang besifat minor, yang harus diperbaiki dan akan dimasukan dalam evaluasi untuk 6 bulan kedepan, karena system ISO ini menggunakan system audit berkala setiap 3 atau 6 bulannya agar mutu dari kebijakan kerja dapat selalu terpantau.

Sebuah tekad dengan sepenuh hati, berusaha bekerja dan yang terbaik bagi semuanya. Setelah PT. Jhonlin Baratama, diharapkan juga kedepannya nanti unit usaha lain yang tergabung dalam Jhonlin Group Holding Company juga turut mencanangkann menerapkan sistem ISO.

( Ditulis Oleh : Rudy Ridwan, Direktur Utama PT. Jhonlin Baratama )